La evaluación y medición
de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las
medidas correctivas necesarias.
Elementos del concepto
Relación con lo planeado.- Verificar el logro de los objetivos que se establecen en
la planeación.
Medición.- Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones.- Descubrir las diferencias que se presenta entre la
ejecución y la planeación.
Establecer medida correctivas.- El objeto del control es prever y corregir los errores.
Importancia
El control es de vital
importancia dado que:
Establece medidas para
corregir las actividades.
Se aplica a todo: a las
cosas, a las personas, y a los actos.
Determina y analiza
rápidamente las causas que pueden originar desviaciones.
Localiza sectores
responsables.
Proporciona información
como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
Reduce costos y ahorra
tiempo.
Su aplicación incide
directamente en la racionalización.
Principios
Equilibrio.- La autoridad se delega y la responsabilidad.
De los estándares.- Refiere a que el control existe mediante la
identificación de los estándares. Es imprescindible establecer modelos, medidas
específicas, o estándares que sirvan como patrón para evaluar lo establecido.
De la oportunidad.- Debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas. Cuando no es oportuno carece
de validez, y obviamente reduce la consecución de los objetivos al mínimo de
las desviaciones, todas las variaciones y desviaciones en relación con los
planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible las
causas que lo originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas
en el futuro.
Costeabilidad.- Debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en
relación con las ventajas reales que este reporte.
Excepción.- El control debe aplicarse, a las actividades representativas, a fin de reducir
costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones requieren de
control.
De la función
controlada.- Por ningún motivo debe
comprender a la función controlada ya que pierde función el control. Señala que
la función o persona que realiza el control
no debe estar involucrada con la operación a controlar.
Proceso De Control
Identificación del estándar.- Se identifica el estándar que fue establecido que
servirá como modelo de comparación para evaluarlo.
Medición de resultados.- Consiste en medir la ejecución de resultados mediante la
aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los
estándares.
Comparación.- Sera necesario comparar los resultados medidos con los estándares
establecidos.
Detención de desviaciones.- El resultado de la comparación da determinación de las
desviaciones en el desempeño real y el estándar, que deberán reportarse inmediatamente.
Corrección.- La utilidad completa y tangible está en la acción correctiva para integrar
las desviaciones en relación con los estándares. Es de vital importancia
reconocer si la desviación es un síntoma o una causa
Retroalimentación.- A través de la retroalimentación la información no
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
CARACTERISTICAS
Puesto que control es un
factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas características.
Para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades
de la empresa y tiempo de actividad que se desee controlar.
Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones,
siendo la ideal que las descubra antes que se produzcan.
Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar
para facilitar tu interpretación.
Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para
todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en
ciertas aéreas de acuerdo con criterios de valor estratégicos.
FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
Para que el control sea
efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la
empresa, pudiendo asi clasificarse en:
Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las
actividades.
Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de
actividades, como un proceso continuo
Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades
planeadas.
CONTROL POR AREAS FUNCIONALES
Los sistemas de control permiten,
en los diferentes niveles y áreas administrativas de a empresa avaluar las
ejecuciones.
El control se aplica a
las cuatro áreas básicas de la empresa, se estudiaron las más usuales:
Control de producción
La función del control
en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la
uniformidad y mejora de la calidad del producto.
Control de mercadotecnia
Se refiere a la
evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace
llegar el producto al consumidor.
Control de finanzas
Proporciona información
acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos
monetarios de los recursos, departamentos y actividades que lo integran.
Control de recursos humanos
Su función es la
evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno
de los programas del personal, y del cumplimiento de los objetivos de este
departamento.
TECNICAS DE CONTROL (CONTROLES)
Son las herramientas de
las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Sistemas de información
Comprende todos aquellos
medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e
informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de
la organización.
Reportes e informes
Existen múltiples tipos
de reportes e informes, básicamente pueden clasificarse en:
Informes de control
directo de las operaciones.
Reportes de información
que representan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular
planes.
Formas
Son elementos
indispensables para la transmisión y registro de datos relativos a las
actividades que se desarrollan en cada departamento.
Control interno
Se refiere a la
aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la
organización.
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