2.2 ORGANIZACIÓN

Concepto

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación, y agrupaciones de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las actividades del grupo social.

Elementos del concepto

Estructura.-La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que ha de operar el grupo social en el que ha de operar el grupo social, ya que establece la correlación de las funciones, jerarquías y actividades para lograr los objetivos.

Sistematización.- Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y Asignación de responsabilidades y actividades.- Organizar, implica la necesidades, de agrupar, dividir y asignar funciones a fin e promover la especialización.

Jerarquía.- La organización como estructura origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad, y autoridad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones.- Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos mas sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia

Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la organización son los  siguientes:

1.- Es de carácter continuo.- Jamás se puede decir que ha terminado dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.) Lo que obviamente redunda en hacer cambios.

2.- Es un medio atreves del cual se establece la mejor maner de lograr los objeticos del grupo social.

3.- Suministra los métodos para que se puedan desarrollar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

4.- Evita la lentitud e ineficiencia, reduciendo los costos e incrementando la productividad,

5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios

Del objetivo.- Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización debe relacionarse con los objetivos de la empresa.

Especializaciones.- Que el trabajo se realizara mas fácilmente  se subdivide en actividades claramente relacionadas y limitadas. Mientras mas especifico sea el campo de acción de un individuo mayor será su destreza.

Jerarquía.- Es necesario establecer centro de autoridad de los que emane, la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad & responsabilidad fluya e una línea clara e interrumpida, desde el mas ato ejecutivo hasta el nivel bajo.

Pariedad de autoridad y responsabilidad.- A cada grado de responsabilidad conferido debe corresponder el grado de autoridad para cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de Mando. Establece que al determinar un centro de autoridad y responsabilidad de cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un  superior.

Difusión.- Las obligaciones de cada puesto que cubre responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de aquellos miembros de la empresa, que tengan relación con las mismas.

 Amplitud o tramo de control.- Hay un limite en cuanto al número de subordinados al que deben reportar a un ejecutivo de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones.

De la coordinación.- Las unidades de un organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

 Continuidad.- Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

Etapas de organización

·         

      División del trabajo

·         Coordinación

División del trabajo: Es la separación y limitación de las actividades, con el fin de realizar la mayor precisión, eficiencia, y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Coordinación: Es la sincronización de los recursos y esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y consecución de los objetivos.

Tipología de la Organización

Organización Lineal o Militar.-  Se caracteriza por la facultad de la toma de decisiones se concentra en una sola persona, quien tiene la responsabilidad básica del mando.

Organización Funcional o de Taylor.- Es funcional porque existe especialización por parte de los supervisores, lo cual los hace experto en un conocimiento especial & esto se conoce como autoridad funcional.

Organización Lineal – Funcional.- En este se combinan los dos tipos de organización anteriores. Y aprovecha:

a)    De la Lineal, a autoridad y responsabilidad que se transmite atreves de un solo jefe. Para cada funcional en especial ( cadena de mando)

b)    De al Funcional, la especialización de cada actividad en una función

 Organización Staff.- Esta organización no disfruta de autoridad de línea de imponer sus decisones solo como apoyo.

Organización por comités.- Este tipo de organización consiste en asignar los inversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se le encomiendan

Organización Matricial.- Consiste en combinar la departamentalización con proyecto por la de funciones, de esta manera, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos.

Técnicas de organización

Organigrama.- Son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ellas.

Manuales.- Son documentos destacados que contienen en forma detallada y sistemática, información acerva de la empresa.

Diagrama de Flujo.- Esta se puede definir como la presentación simbólica y grafica de las secuencia lógica que se sigue en eun conjunto de actividades, documentos, archivos, y los puestos .

Diagrama de procesos.- la representación grafica que muestra la asociación de los pasos que consta un procedimiento.

Formas.- Hay varias razones para documentar; una de ellas es para evitar comunicación verbal. Un documento, formulario, formato o forma impresa es aquel papel que tiene información formal de lo que acontece en la empresa.

Carta de distribución de trabajo.- Atraves de esa técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección.

Análisis de puesto.- Es un cuestionario que sirve para obtener información entre los componentes del puesto, desde el titulo del puesto jefe inmediato, subordinados o funciones o actividades.

 Descripción del puesto.- Es una técnica en la que se reclasifican por pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto)así como las características conocimiento y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempaña.